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Autor: Oliver Springer (billigberaten.biz)

Wo bleibt unsere Zeit? Darauf keine Antwort zu haben, ist kein gutes Zeichen. Erfolgreiches Zeitmanagement braucht eine Datenbasis, denn um Zeitfresser zu eliminieren muss man sie erst einmal bewusst wahrnehmen.

Wir kennen es alle: Plötzlich ist es viel später, als man dachte, hat man viel mehr Zeit für etwas aufgewandt, als man vorhatte. Wie die Zeit vergeht, erleben wir von Situation zu Situation unterschiedlich. Deshalb ist eine solide Datenbasis eine gute Hilfe, um einmal objektiv zu prüfen, wofür die Zeit verwendet wurde und ob es zu viel Zeit war, die investiert wurde.

Es geht dabei gar nicht darum, jede Minute zu rechtfertigen bzw. sämtliche unproduktiven Tätigkeiten aufzuspüren und zu eliminieren. Einerseits natürlich schon – auf der anderen Seite sollten wir nicht den Fehler begehen, aus jeder Stunde 60 produktive Minuten herausquetschen zu wollen.

Kleine Pausen zu Erholung sind wichtig, wir können uns nicht stundenlang konzentrieren. Die geplanten Pausen sind die großen Pausen. Die spontanen Minipausen sind solange gut, wie sie so klein bleiben.

Für einen Moment gedankenverloren aus dem Fenster schauen, frischen Kaffee kochen oder sich darauf freuen, was man nach der Arbeit noch unternehmen wird. Zum Problem wird es, wenn sich all diese Dinge aneinanderreihen und die Arbeit dazwischen zu wenig Platz findet.

Jede Tätigkeit, die mehr als 5 min in Anspruch nimmt, sollte für einen gewissen Zeitraum aufgeschrieben werden, um einen Überblick mit harten Zahlen zu erhalten. Schon das Protokollieren selbst schärft unsere Wahrnehmung für die Verwendung und Verschwendung unserer Zeit.

Die Sache ist ja die: Zeitverschwendung bemerken wir meist erst, wenn es zu spät ist. Das macht es so schwer, gegenzusteuern. Ist uns bewusst, gerade Zeit zu verschwenden, nämlich das zu tun, was nicht dran ist auf Kosten von wichtigen Aufgaben, genügt uns das oft schon, um wieder auf Kurs zu gehen.

Unsere Disziplin zu stärken, ist eine wirksame Möglichkeit, die Zeitverschwendung zu stoppen. Stellen wir fest, dass wir bestimmte Arbeiten regelmäßig aufschieben oder uns ganz davor zu drücken versuchen, ist es angezeigt, die Gründe dafür zu betrachten. Können wir das Aufschiebeproblem auf dieser Ebene lösen, sparen wir später Kraft, denn Motivation funktioniert viel besser als Disziplin.

Wir können an unserer Einstellung arbeiten. Vielleicht kommen wir jedoch dem Schluss, dass es gute Gründe gibt, ein Ziel nicht weiter zu verfolgen.

Zeit verschwenden wir zudem, wenn wir nicht effizient arbeiten. Manches aus unserem Zeitprotokoll können wir auf eine bessere Weise erledigen, anderes delegieren wir besser gleich an jemanden, der sich damit auskennt. Das ist ein wichtiger Punkt. Am meisten Zeit sparen wir, wenn wir etwas nicht mehr selbst tun. Gegebenenfalls können wir die Erledigung einer Aufgabe nur gegen Bezahlung (Dienstleistung) delegieren. Das kann sich lohnen.

Aufgaben, die zu viel Zeit in Anspruch nehmen, zu streichen, ist eine weitere Möglichkeit, Zeitverschwendung zu stoppen. Auf Basis unseres Zeitprotokolls fällt es uns viel leichter zu prüfen, ob die Ergebnisse die eingesetzte Zeit wert sind.

Es ist besser, immer wieder einmal den eigenen Zeitverbrauch zu erfassen als einmal eine Riesensache daraus zu machen. Wir dokumentieren kein wissenschaftliches Experiment. Uhrzeit und wenige Stichworte reichen schon.

Eine dritte Spalte kann die Übersicht verbessern. In dieser dritten Spalte notieren wir Bemerkungen wie „Stau“, „Meeting beginnt 15 min zu spät“, „Unwohlsein“, „abgelenkt durch XYZ“, also Hintergrundinformationen, die uns die Bewertung der Zahlen später erleichtern. Natürlich soll uns das nicht dazu verleiten, Ausreden zu erfinden.

Bei den Konsequenzen sollten wir die Latte nicht zu hoch hängen und nicht von uns erwarten, ab morgen keinerlei Zeit mehr zu verschwenden. Sofortmaßnahmen sind gut, doch manches braucht einfach mehr Zeit, etwa weil wir erst jemanden auswählen müssen, an den wir eine Aufgabe delegieren oder für die Optimierung eines Arbeitsprozesses Vorbereitungszeit nötig ist. Einplanen sollten wir das schon sofort.

Fazit: Es lohnt sich zu verfolgen, was wir mit unserer Zeit tun und wie lange das dauert. Sofortmaßnahmen bringen schnell erste Erfolge, doch nicht alles lässt sich schnell ändern – aber sofort für eine Veränderung vormerken. Ein bewusster Umgang mit unserer Zeit hilft uns, sie besser zu nutzen. Selbstdisziplin ist nur ein wichtiger Baustein. Veränderungen unserer Einstellung, Motivation und Neuausrichtung unserer Ziele sollten Vorrang.