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Autor: Oliver Springer (billigberaten.biz)

Ist am Ende der Woche noch so viel auf der To Do List zu finden, dass Sie das Wochenende eigentlich streichen müssten, um alle Aufgaben zu schaffen?

Ist das der Ausnahmefall, besteht kein Grund zur Beunruhigung. Das Leben hält genug Überraschungen bereit, um die beste Planung manchmal über den Haufen zu werfen. Außerdem gibt es Phasen mit besonderer Arbeitsbelastung oder besonderen privaten Verpflichtungen, die uns deutlich mehr Zeit abverlangen als in „normalen“ Wochen.

Wenn Ihre Arbeitswoche indes regelmäßig endet, bevor Sie alle wichtigen Aufgaben erledigt haben, wird es Zeit, auszusortieren. Streichen Sie Aufgaben ganz, nötigenfalls streichen Sie ganze Ziele bzw. Projekte mit niedriger Priorität.

Leichter fällt es uns, Aufgaben zu verschieben. Das kann sinnvoll sein, doch ein Verschieben in die nächste Woche ist oft nicht das, was uns hilft, denn damit überlasten wir uns gleich neu. Besser ist, Projekte und Aufgaben weiter in die Zukunft zu verschieben, dann jedoch gleich dafür zu sorgen, ausreichend Zeit dafür zur Verfügung zu haben.

Nur weil wir momentan keine Zeit für ein Projekt oder die Arbeit für ein Ziel haben, bedeutet das noch nicht, dass wir es auf Dauer aus unserem Leben streichen müssten. Wir können die Überlegung, wie weit wir ein Ziel zurückstellen müssen, dafür aber mit der Prüfung verbinden, wie wichtig uns dieses Ziel aktuell noch ist.

Die meisten Menschen schleppen eine Menge Ballast an Zielen und Projekten mit sich herum, die sie schon lange angehen wollten bzw. an denen sie endlich wieder arbeiten möchten. Das ist belastend. Das entzieht Ihnen Energie und Konzentration. Wer mit schlechtem Gewissen Ziele, Projekte und Aufgaben ansammelt und vor sich herschiebt, fühlt sich weniger erfolgreich, weniger stark, nicht als Macher, sondern als Aufschieber. Das bremst!

Klare Entscheidungen vereinfachen unser Leben. Wer noch nicht sofort „endgültig“ streichen möchte, kann die klare Entscheidung treffen, das Projekt bis zum Jahresende zurückzustellen, um dann zu entscheiden, ob das Projekt für ihn eine Zukunft hat oder nicht. Ist man dabei konsequent, kann es entlastend wirken, das Projekt offiziell zurückgestellt zu haben: kein schlechtes Gewissen mehr bis das Projekt am Jahresende auf den Prüfstand kommt.

Solche klaren Ansagen für uns selbst funktionieren, wenn wir professionell vorgehen. Wir müssen uns selbst glauben können, dass wir dann eine Entscheidung treffen. Dann klappt es besser mit dem Gefühl, willentlich und aus vernünftigen Gründen die Entscheidung zurückgestellt zu haben.

Empfehle ich gerade, wichtige Entscheidungen aufzuschieben? Nicht wirklich, außerdem ist das nur Plan B. Was wir schon am Wochenende streichen können, streichen wir lieber schon am Wochenende. Fühlen wir uns dabei jedoch nicht wohl und geben unser Ziel innerlich noch nicht auf, haben wir uns nicht nachhaltig geholfen.

Dazu kommt, dass ein ständiges Hinterfragen unserer Vorhaben beim Auftreten von Schwierigkeiten absolut nicht zu empfehlen ist. Wir benötigen eine Zeit des Planens, Nachdenkens und vielleicht auch Grübelns, doch dafür sollten wir uns regelmäßige Termine im Jahr setzen, Jahresplanung ist hier ein Stichwort.

Die Zeit für das einzelne Projekt, die Arbeit auf die Erreichung eines einzelnen Ziels, stellt selten ein Problem dar. Erst in der Summe und Kombination mit unseren anderen Zielen, Projekten, Verpflichtungen und Aufgaben fehlt uns die Zeit – jedenfalls die Zeit, um alles zu realisieren.

Meiner Erfahrung nach lohnt es sich, für die Jahresplanung ein bis zwei Arbeitstage Zeit zu nehmen, an denen wir ungestört abtauchen können in eine intensive Planungsphase und Rückschau (Jahresbilanz).

Das Streichen am Wochenende ist als Sofortmaßnahme gedacht, um solche Aufgaben zu streichen, bei denen keine komplexe Abwägung erforderlich ist. Das können Termine sein, zu denen wir gar nicht hingehen möchten, Freizeitaktivitäten, die wir zwar zugesagt oder eingeplant hatten, die uns aber aktuell mehr Stress als Erholung bescheren würden, die Renovierung eines Zimmers, ein geplanter Großeinkauf für Vorräte.

Oft wird es sich um Aufgaben der Kategorie C (nicht so wichtig, aber dringend) und D (nicht so wichtig und auch nicht dringend) handeln. Davon können wir am Wochenende einige streichen, um Zeitbudget und Zeitbedarf kurzfristig in Balance zu bringen.

B-Aufgaben (wichtig, aber nicht dringend) streichen wir besser im Rahmen unserer Jahresplanung. Hier kurzfristig zu streichen, wäre manchmal ein radikaler Schritt und sollte sorgfältiger überlegt werden. Ein Zurückstellen der Entscheidung auf einen festen (!) Termin kann daher die bessere Wahl sein.

Es ist nicht erforderlich, sofort alles richtig zu machen bei unserem Zeitmanagement. Überfordern wir uns nicht schon wieder!

Gehen wir lieber einige Schritte voran an diesem Wochenende und freuen uns über den Erfolg. Damit fallen die nächsten Schritte sogar leichter.