Wer kennt diese Situation nicht? Man hat gerade ein tolles Buch über Zeitmanagement gelesen oder ein Seminar besucht und jetzt ist man unglaublich motiviert und erstellt eine To-Do-Liste mit möglichst vielen Punkten, denn schließlich will man ja nichts auslassen. Man möchte alle Wünsche, Aufgaben und Ziele mit einbeziehen und sehr viel Arbeit schaffen. Genau hier liegt der Fehler und man setzt die Voraussetzungen für sein zukünftiges Scheitern.

Der Grund liegt einfach in der Menge, die man sich vornimmt. Ich kenne das von mir selbst, wenn mir viele neue Ideen kommen und ich am liebsten mehrere Dinge gleichzeitig tun will. Bei mir sind es zwar seltener sehr viele Stichpunkte (zum Beispiel mehrere DIN-A4-Seiten), sondern es geht um das Problem, dass ich zu große Aufgaben als einen Punkt aufschreibe. Oft dauert es eine Woche oder zumindest 2-3 Tage konzentrierter Arbeit um einen davon zu erledigen.

Durch eine solche Vorgehensweise setzt man sich selbst unter Druck und sorgt dafür, dass man gar nicht alles schaffen kann - der Tag hat einfach nicht genug Stunden dafür. Ich mag To-Do-Listen aus einem anderen Grund nicht. Sie sammeln sich mit der Zeit und verstauben, ohne dass man wirklich etwas unternimmt. Wenn eine Aufgabe wirklich wichtig ist, dann tut man es gleich und hat es hinter sich. Je mehr man eine Aufgabe plant umso mehr Zeit verwendet man darauf sie aufzuschieben.

Man muss sich nicht auf die To-Do-Liste schreiben, dass man seiner Mutter ein Geschenk zum Geburtstag kaufen muss. So etwas weiß man einfach und man tut es rechtzeitig. Genauso ist es mit einem Kinobesuch nächste Woche, auf den man sich sehr freut. Grundsätzlich sind To-Do-Listen sehr hilfreich, denn wenn man sich die Dinge oder Ziele notiert, die man erreichen will, kommt man ihrer Erfüllung einen Schritt näher.

Das Problem ist, wenn man sich mehr auf die Verwaltung und das Schreiben der Listen konzentriert als auf das Tun. Wenn man mehr Zeit für die Planung der Aufgaben verbraucht als für die Umsetzung, macht man etwas falsch. Hier sind deshalb einige Regeln, die man bei To-Do-Listen beachten sollte:

1. Man sollte Papier benutzen anstatt einen Laptop oder ein Handy. Wichtige Dinge sollte man grundsätzlich immer aufschreiben und nicht eintippen. Ich benutze fast immer Blätter im DINA4-Format, aber kleine Notitbücher sind auch beliebt.

2. Diesen Tipp habe ich von Timothy Ferriss (Die-4-Stunden-Woche), der empfiehlt ein Blatt Papier (DINA4) dreimal in der Mitte zu falten und darauf seine Aufgaben zu notieren, die man am nächsten Tag erledigen will. Der große Vorteil ist, dass man gar nicht viele Dinge darauf notieren kann, weil das Papier nicht ausreicht. Man muss sich auf wenige Punkte konzentrieren. Timothy Ferriss empfiehlt sich niemals mehr als 2 Dinge pro Tag vorzunehmen. Ich würde das ganze möglicherweise auf bis zu 5 Stichpunkten ausweiten, je nachdem wieviel man am Tag arbeiten will und wie ausführlich die Aufgaben sind, die man sich vornimmt.

3. Große Ziele und Aufgaben muss man in kleinere Portionen aufteilen. Wenn man die Idee für eine neue Webseite hat oder gerade eine neue Geschäftsidee entdeckt, sollte man daraus kleinere Aufgaben machen. Beim Beispiel Geschäftsidee für einen Friseursalon: Über den Markt informieren (Bücherei, Internet) - bei 5 Banken aus der Nähe um Kredit fragen - 4 Verwandte um Startkapital bitten - Businessplan schreiben - Mögliche Geschäftsräume ausfindig machen - usw. Man sollte hier beachten, dass man die Stichpunkte auf seiner To-Do-Liste möglichst genau macht. Es ist besser aufzuschreiben, dass man ein Online-Forum zum Harmonikaspielen starten möchte, als neue Ideen zum Geldverdienen zu finden. Je genauer die Aufgaben vorher definiert sind, umso besser kann man später feststellen wann sie erledigt sind und muss sich nicht fragen, ob man fertig ist oder nicht. Es ist jedoch sehr wichtig sich nicht die Arbeit einer Woche für einen Nachmittag vorzunehmen.

4. Man sollte zwischen einer Strategie und einer To-Do-Liste unterscheiden. Auf einem großen Blatt notiert man sich alles, das notwendig ist, um ein bestimmtes Ziel zu erreichen (zum Beispiel einen Friseursalon zu eröffnen). Diese Aufzeichnungen sollte man niemals als To-Do-Liste verwenden, weil die vielen Aufgaben oft überwältigend wirken und man zu weit in der Zukunft denkt und plant. Es ist wichtig sich auf die heutigen 24 Stunden zu konzentrieren und die Aufgaben von heute und möglicherweise von dieser Woche zu erledigen. Deshalb sollte die To-Do-Liste idealerweise dazu dienen die Aufgaben für den nächsten Tag aufzuschreiben. Am Abend erstellt man eine neue für den nächsten Tag. Es ist kontraproduktiv eine Liste für den ganzen Monat oder noch länger zu erstellen. Der Sinn einer To-Do-Liste ist auf die wichtigsten Dinge hinzuweisen, die als nächste folgen sollten. Man sollte nicht versuchen eine Strategie darauf zu notieren.

5. Der nächste und wichtigste Schritt von allen ist das Handeln. Alle Listen der Welt nützen nichts, wenn man das Notierte nicht umsetzt. Das Ziel einer To-Do-Liste ist letztendlich immer die Ausführung der Aufgaben darauf. Nachdem man eine solche Liste erstellt hat, muss man sich auf die Umsetzung konzentrieren und zwar so schnell wie möglich, denn sonst lässt die Motivation nach (aus diesem Grund kann es auch von Vorteil sein die Liste morgens zu schreiben, aber manche Menschen sind dazu einfach zu müde…).

Falls man nicht alle oder überhaupt keinen der Stichpunkte von der To-Do-Liste geschafft hat, ist das nicht weiter tragisch und man sollte deswegen nicht aufgeben. Es ist wichtig diese Dinge so schnell wie möglich zu erledigen und die Liste nicht einfach wegzuwerfen. Bevor man die jetztigen Aufgaben nicht erfüllt hat, macht es keinen Sinn eine neue Liste zu schreiben. Erst nachdem die Aufgaben getan sind (auch wenn es Wochen dauert), sollte man sich neue Dinge vornehmen. Es ist sehr wichtig die Gewohnheit zu entwickeln die notierten Stichpunkte auszuführen, denn durch das Aufschreiben allein geschieht nichts.

Leben Sie Ihr Leben!

Viel Erfolg!